Aufbewahrungsfristen Aktenlager
Im nachfolgenden wird beispielhaft in alphabetischer Reihenfolge die Aufbewahrungsfrist der wesentlichen Schriftgutarten aufgelistet. Bei uns können Sie Ihr passendes Aktenlager mieten. Mehr Infos unter: Aktenlager. Alle Angaben sind ohne Gewähr.
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Schriftgut |
Aufbewahrungsfrist (Jahre)
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| Abrechnungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
| Aufzeichnungen | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
| Belegformate | 10 |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 |
| Dateiverzeichnisse | 10 |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 |
| Datensicherungsregeln | 10 |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
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Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) |
10 |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Eingabedatenformate | 10 |
| Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 |
| Exportunterlagen | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
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Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege |
10 |
| Frachtbriefe | 6 |
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Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg |
10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
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Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften |
6 10
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| Geschenknachweise | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 |
| Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" | 10 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
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Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich |
10 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
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Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung |
10 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher/-blätter | 10 |
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Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel |
10 0
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| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 |
| Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 |
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Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, wenn Buchungsbeleg |
6 10
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| Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
| Lagerbuchführungen | 10 |
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Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung |
6 10
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| Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 |
| Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 |
| Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 |
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Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und |
6 |
| Maske (Bildschirm-, Druck-) | 10 |
| Menu-Übersicht | 10 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 |
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Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen |
6 10
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| Programmablaufbeschreibungen | 10 |
| Programmverzeichnisse | 10 |
| Protokolle*, als Handelsbrief | 6 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfer | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 |
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Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) |
2 |
| Reisekostenabrechnung | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
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Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen |
6 10
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Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg |
6 10
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| Schriftwechsel | 6 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 |
| Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen | 10 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 10 |
| Systemhandbücher | 10 |
| Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 |
| Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung | 6 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichni | 10 |
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Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**, wenn Buchungsbelege |
6 10
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| Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 |
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Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung |
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Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege |
10 |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
| Wechsel | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 10 |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
